DMS-Administration: Effizientes Dokumentenmanagement in Proalpha
In Ihrem ERP-System laufen viele Geschäftsprozesse zusammen, z. B. Finanzen, Produktion, Vertrieb und Einkauf. Das integrierte Dokumentenmanagementsystem in Proalpha ermöglicht es Ihnen, alle zugehörigen Dokumente (wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, technische Zeichnungen etc.) zu verwalten und abteilungsübergreifend bereitzustellen.
In dieser Kompaktschulungen steigen Sie in die Grundlagen der DMS-Administration ein und erfahren, wie Sie die Architektur sinnvoll aufbauen, welche Automatisierungen Ihnen die Arbeit erleichtern und wie Sie Datenmüll zukünftig vermeiden können.
Der Nutzen für Sie und Ihr Team:
- Effizienzsteigerung: Schneller Zugriff auf relevante Dokumente.
- Revisionssicherheit: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen in Zeiten der Digitalisierung durch lückenlose Dokumentation und Versionierung und die richtige Archivierung von Dokumenten.
- Prozessautomatisierung: Automatische Workflows, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
- Kollaboration: Einfaches Teilen und Bearbeiten von Dokumenten zwischen Abteilungen.
Bereichern Sie Ihr Fachwissen und melden Sie sich noch heute an!
Voraussetzungen
Keine Voraussetzungen
Zielgruppe
DMS-Administrator/innen
Inhalte
1. Aufbau einer sinnvollen DMS-Architektur
Viele Unternehmen archivieren ihre Dokumente nach dem Prinzip „alles in ein Archiv“. Das führt häufig zu strukturellen und organisatorischen Problemen, zum Beispiel:
- Keine klare Trennung zwischen Logistik und Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung
- Vermischung von steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Dokumenten
- Fehlende Transparenz darüber, welche Dokumente in welchem Volumen liegen (z. B. nach Herkunft oder Jahr)
- Wachsende Archive und volle Volumen, ohne nachvollziehbare Ursachenanalyse
Eine durchdachte DMS-Architektur schafft hier Klarheit, Struktur und langfristige Sicherheit.
2. Automatisierungen
- Automatische Barcode-Archivierung
- Automatische Order-Archivierung
- Automatische Überprüfung von Aufbewahrungsfristen
3. Sinnvolle Einstellungen und Berechtigungen
DMS-Einstellungen sind häufig userabhängig und die Standardeinstellungen nicht immer optimal:
- Keine automatische Dublettenprüfung
- Unzureichend konfigurierte oder unbekannte globale Recherche-Einstellungen
- Wichtige Optionen sind nicht geschützt und können von Mitarbeitenden unbeabsichtigt verändert werden
Mit einer sauberen Konfiguration und dem Einsatz von ACM lassen sich diese Punkte gezielt verbessern und absichern.
Hinweis
Ab zwei Personen beträgt der Preis 450 € zzgl. MwSt. pro Person.